75 - PARIS
CDD
30/33K€
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Les missions principales pour le poste Assistant Administratif Achats (H/F)
Au sein d'une association, reconnue entreprise solidaire d’utilité sociale, vous intégrez le service achats, directement rattaché(e) à la responsable.
Vos missions consistent à :
Gestion des litiges factures du service :
- Analyse des causes
- Gestion de la mise en conformité de la commande ou de la facture
- Accompagnement interne et externe par un rappel des procédures
- Partage des informations avec le service comptable
- Suivi du dossier et rapport mensuel au responsable du service
Gestion des commandes indirectes :
- Vérification et saisie des commandes sur les sites fournisseurs
- Suivi des livraisons et de la facturation
- Appuie aux collaborateurs
Gestion des commandes du siège et du service :
- Gestion des fournitures de bureau, EPI, trousses à pharmacie …
- Saisie des commandes contractuelles du service achats
Gestion des services généraux :
- Gestion de la plateforme d’assurance
- Suivi des inscriptions des collaborateurs à l’auto collaboration
- Transmission annuelle des assurances aux bailleurs (entretien, carburant …)
- Suivi de la flotte automobile (entretien, carburant …)
• Gestion de la plateforme du courrier dématérialisé
Gestion des référentiels du SI achats :
- Mise à jour des documents de vigilance dans la base fournisseurs
- Vérification de la conformité des documents fournisseurs à la création
- Intégration des contrats achats dans la base contrat
- Gestion de la mise à jour des prix des catalogues achats
- Création des profils utilisateurs
Gestion administrative :
- Organisation des réunions du service achats
- Réalisation des comptes-rendus
- Gestion du courrier du service
- Participation à la rédaction de processus, procédure
- Gestion globale interne et externe du flux des demandes
Soutien au service :
- Assister les acheteurs sur l’ensemble du processus achats
- Participer à la mise en forme des cahiers des charges
- Envoi des consultations dématérialisées à la demande du responsable de service
Le profil recherché
- Esprit d’équipe
- Sens du service
- Autonomie
- Goût pour les chiffres
- Organisation
- Rigueur dans le recueil et le traitement des données
- Aisance relationnelle
- Savoir s'exprimer
- Sens de l'écoute
- Capacité d'adaptation
- Capacité rédactionnelle
- Maîtrise des logiciels bureautiques +++
- Appétence pour les outils de digitalisation
Informations contractuelles :
- CDD jusq'au 31/12/2024
- 30-33K€ sur 13 mois selon profil
- 35h : alternance entre des semaines de 4 jours (32h) et des semaines de 5 jours (38h)
- Participation frais transports, CSE, Tickets Restaurant, ...
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